Célula de Gestão de Arquivos do Iepro apresenta balanço de 4 meses de trabalho de organização de documentos

A Célula de Gestão de Arquivos – Cegar, do Instituto de Estudos, Pesquisas e Projetos da Universidade Estadual do Ceará – Iepro, apresentou, em reunião geral realizada na tarde da última sexta-feira, 15, balanço do trabalho realizado na Célula. A equipe, formada pelos bolsistas Ivan Ribeiro, Nara Lívia, Yngrid Lohanne e João Yuri, estudantes do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Ceará – UFC, além do colaborador Viana Júnior, orientador da Cegar, destacou, na ocasião, o plano de trabalho realizado desde fevereiro de 2018. 

Novo espaço físico da Cegar; catalogação de documentos; arquivo externo; parceria com a Biblioteca da Uece, entre outros pontos, foram alguns resultados obtidos durante esse período. A expectativa, de acordo com a Célula, é concluir a catalogação dos documentos referentes à Célula de Contabilidade e Finança – Cecof, que compreende o período de 2013 a 2015, para iniciar o mesmo processo em outras células do Instituto já com o sistema de gestão de arquivo, ferramenta que está sendo elaborada pela Assessoria de Desenvolvimento Institucional do Iepro – Adins e que auxiliará a Cegar no processo de digitalização e gestão de todo o arquivo. 

Em 4 meses de trabalho, já foram digitalizadas quase 41 mil folhas e pouco mais de 6 mil protocolos. Cerca de 18 caixas já tiveram seus documentos escaneados. Os números se atualizam à medida que os documentos são digitalizados. 

Saiba mais

Algumas ações ajudam a preservar o papel/documento e evitar que o material se desgaste rapidamente. São elas: utilizar grampos de plástico; evitar o armazenamento excessivo de documentos dentro de caixas; evitar fazer refeição perto de documentos; cuidados na escolha e manuseio de produtos de limpeza; manter as mãos limpas; evitar o uso de fitas adesivas e colas etc.

Por que preservar documento é tão importante?

A memória é um dos alicerces que dá sentido à vida. Com uma instituição não é diferente. Preservar a memória institucional é manter a instituição viva e uma forma de fortalecer suas bases. Para que essa memória seja preservada, é preciso conservar fotos, documentos, objetos e organizar os registros dos fatos. Os erros e acertos do passado ajudam a entender o presente e a planejar ações futuras.